خطاب تعريف بالراتب التأمينات هو وثيقة رسمية تصدرها جهة العمل تحتوي على مجموعة من المعلومات الهامة التي تعكس الوضع المالي للفرد خلال مدة زمنية محددة ويشمل هذا الخطاب إجمالي الأجر الذي يتلقاه الفرد مقابل خدماته وجهده في العمل بما في ذلك أي علاوات اضافية أو استقطاعات تطبق على اجره وتعتبر هذه الوثيقة ضرورية في عدة سياقات منها تقديمها للجهات المصرفية مثل البنوك عند طلب قرض أو التمويل بالتقسيط كما يمكن استخدامها أيضا في التعامل مع السفارات والجهات الرسمية أثناء السفر لضمان القدرة المادية للفرد على تحمل تكاليف الرحلة.
صيغة خطاب تعريف بالراتب التأمينات
الصيغة المخصصة لخطاب تعريف بالأجر والتأمينات تختلف بسيطا حسب الجهة المستهدفة ومع ذلك فإنها دائما تحتوي على المعلومات التي لها علاقة بالأجر الشهري الذي يتلقاه الفرد وفيما يلي سنوضح طريقة كتابة هذا الخطاب بشكل مناسب:
في يوم / / عام 20 بالتقويم الميلادي الموافق / / من التقويم الهجري.
نتقدم بخطابنا هذا إلى الجهات المختصة.
بعد التحية
نحن مؤسسة …… نود أن نبلغكم بأن السيد ………
حاصل على الجنسية / …… ويحمل كود الإقامة/ الهوية ( …. ) والتي صدرت في تاريخ / /
تجدر الإشارة إلى أن هذه الإقامة ستنتهي في / /
ويعمل حاليا لدينا في مؤسستنا تحت رعايتنا مقابل مبلغ أجر شهري تم تقسيمه على الهيئة التالية:
- مقدار الأجر الشهري: …….
- بدل المسكن: ……..
- بدل التنقل: ……
- بدل وسيلة الاتصال: …….
- معلومات اخري: ……
وقد تم إصدار هذا الخطاب بناء على طلب السيد ……… دون أي التزام من جانب المؤسسة.
كما نود أن نعبر عن امتناننا العميق واحترامنا الشديد لكم.
[اسم الشركة]
أغراض استخدام خطاب تعريف بالأجر والتأمينات
غالبا ما يتعلق خطاب تعريف بالأجر والتأمينات بالمعاملات المادية والدعم حيث يستخدم لتوضيح قدرة الفرد على التحمل المالي ويمكن تلخيص أهم استخداماته على النحو التالي:
- الأفراد الذين يطلبون قروض بضمان الاجر أو دعم من البنك.
- المشتركين في خطط التأمين الصحي الفاخرة.
- مستأجري العقارات وأصحاب الوحدات السكنية المقسطة أو بدفعات طويلة حيث يثبت القدرة على تحمل التزامات الإيجار أو أقساط السداد.
- الأفراد الذين يغادرون البلاد ويحصلون على تأشيرات للسفر إلى بلد آخر مما يظهر قدرتهم على تغطية تكاليف السفر.
- الموظفين الذين يستخدمون الخطاب لوضع خطط لمستقبلهم عن طريق تحديد مستوى النفقات والمبالغ المتاحة للاستثمار.
نقاط أساسية في خطاب تعريف بالراتب التأمينات
هناك العديد من النقاط التي يجب تضمينها وتوفيرها في خطاب تعريف الأجر لضمان اعتباره مستند رسمي معترف به ومن بين هذه النقاط يتميز ما يلي:
- الموظف يقدم طلب للحصول على خطاب تعريف بالأجر إلى مسئول الموارد البشرية في المؤسسة.
- مفترض على مقدم الطلب توضيح السبب وراء تقديم الخطاب والجهة المستلمة للوثيقة إضافة إلى المعلومات التي ينوي تضمينها فيه.
- يوضح الخطاب اسم الجهة المصدرة للخطاب وكذلك اسم الجهة المستلمة للوثيقة.
- يشمل الخطاب تاريخ بداية عمل الموظف في الشركة أو عدد اعوام خبرته في الهيئة التي أصدر منها الخطاب.
- كما يبين المنصب المهني الذي يعمل به الشخص.
- توقيع المدير المباشر للموظف يجب أن يجرى على الخطاب.
- يحتوي الخطاب على الختم الخاص بالشركة أو الجهة العاملة.
- تتوافق الوثيقة مع القوانين المحلية واللوائح وهي موثقة للأشخاص العاملين في النظام الخاص بواسطة الغرفة التجارية.
نصائح أساسية لكتابة خطاب تعريف بالأجر بشكل فعال
بعض النصائح الاساسية التي ينبغي أخذها في اعتبارك عند بدء كتابة خطاب تعريف بالأجر والتأمينات لضمان الدقة والوضوح وهي تتضمن:
- ضروري أن تتوافق صيغة كتابة الخطاب مع سياسة الهيئة الداخلية.
- يجب تضمين بعض المعلومات الأساسية حول العامل في الخطاب مثل الاسم الكامل والدرجة المهنية أو المنصب الحالي والأجر الشهري وتاريخ بداية العمل.
- عند كتابة الخطاب ينبغي تجنب استخدام اللغة العامية والالتزام باللغة العربية أو الإنجليزية بطريقة صحيحة دون وجود أخطاء إملائية.
- يجب التأكد من أن خطاب تعريف الأجر يتوافق مع الأنظمة واللوائح المفروضة من قبل الحكومة بشأن الأجور والتعويضات في السعودية.
- يفضل مراجعة خطاب التعريف بالأجر من قبل شخص متخصص بعد الانتهاء من كتابته لضمان خلوه من الأخطاء وتضمين كافة المعلومات الضرورية.
كيفية الحصول على شهادة أجر من جهة التأمينات
نتيجة رؤية السعودية 2030 أصبحت الحكومة توفر أغلب الخدمات والاستعلامات بشكل الكتروني بما في ذلك خدمة الحصول على تعريف بالأجر من مؤسسة التأمينات ولذلك يمكن الاستفادة من هذه الخدمة عبر اتباع التعليمات التالية:
- زيارة المنصة الرسمية للمؤسسة العامة للتأمينات من خلال النقر هنا.
- انقر على زر الأفراد ثم انقر على زر تسجيل الدخول من خلال منصة النفاذ.
- أدخل المعلومات المطلوبة لتسجيل الدخول بما في ذلك: اسم المستخدم وكلمة السر.
- اضغط على زر تسجيل الدخول وسيتم إرسال رسالة تحقق تحتوي على كود التحقق إلى هاتفك المحمول وقم بكتابة هذا الكود في المكان المخصص على الصفحة.
- انقر على زر التالي أو متابعة ثم اختر خدمات المشتركين واختر إصدار شهادة.
- ستظهر الكثير من أنواع الشهادات اختر شهادة بيان الأجر ثم انقر على زر تحميل الموجودة في الشاشة من الأسفل.
- بعد تحميل الشهادة يمكنك طباعتها للاحتفاظ بها كوثيقة رسمية.
الاسئلة الشائعة
ما هي الفترة الزمنية لصلاحية تعريف الأجر؟
الفترة الزمنية لصلاحية تعريف الأجر تكون 30 يوم فقط من التاريخ الخاص بإصداره سواء كان العامل يعمل في نظام الحكومة أو النظام الخاص ويجب أن يتضمن التعريف معلومات عن متوسط أجر العامل خلال الثلاثة أشهر الأخيرة.
هل للمؤسسة الحق في عدم الموافقة على تثبيت الأجر؟
نعم يحق للمؤسسة عدم قبول تثبيت الأجر وفقا لوزارة الموارد البشرية ولا يتضمن نظام العمل أي متطلب يلزم تثبيت الأجر ككيان ثابت كما ينبغي على المؤسسات الالتزام بالأنظمة واللوائح المحلية والداخلية لهم فيما يتعلق بتحديد وتعديل الأجور.